En un entorno donde captar la atención de nuevos perfiles es cada vez más complejo, las instituciones educativas necesitan estrategias eficaces que les permitan conectar con su público objetivo de forma directa, profesional y personalizada. En este contexto, una importante institución del sector educativo ha confiado en MST Holding para externalizar su servicio de generación de negocio a través de llamadas proactivas a leads cualificados.
Este proyecto, que lleva en funcionamiento desde 2022, representa un modelo de éxito en la gestión de campañas de contacto telefónico, diseñado para impulsar la captación de estudiantes y reforzar la presencia de la institución en mercados estratégicos.
Una estrategia centrada en el contacto humano
El modelo de trabajo de MST Holding se basa en una premisa fundamental: cada llamada es una oportunidad para generar una conexión significativa. Por eso, más allá de la simple emisión de llamadas, el servicio se estructura en torno a tres ejes clave:
- Emisión estructurada de llamadas: los agentes de MST Holding contactan con leads previamente cualificados, validan sus datos, detectan necesidades y les ofrecen información personalizada sobre programas formativos. El objetivo no es solo compartir información, sino crear un interés genuino y guiar al candidato en su toma de decisiones.
- Comunicación adaptada y personalizada: cada contacto telefónico se adapta al perfil del candidato, teniendo en cuenta su historial, intereses y localización. Los agentes reciben formación específica sobre los programas de la institución, lo que les permite desarrollar una conversación informada y empática.
- Soporte informativo eficaz: además de presentar la oferta académica, los agentes también ayudan a resolver dudas comunes sobre procesos de admisión, documentación, requisitos o plazos. Esta función de acompañamiento contribuye a generar confianza en el interlocutor y mejora la percepción general de la institución.
Datos medios que respaldan el éxito del servicio
Desde su puesta en marcha en 2022, el servicio de generación de negocio ha demostrado ser un recurso estratégico para la institución educativa. Los datos obtenidos en las distintas campañas realizadas reflejan la eficacia de la metodología aplicada, y las medias que se presentan a continuación corresponden a todo el periodo de actividad del servicio, desde 2022 hasta la actualidad:
• Llamadas emitidas: se han realizado una media de 50.471 llamadas, lo que demuestra la capacidad operativa y el alcance del servicio en distintas fases del ciclo de captación.
• Personas contactadas: la media de personas efectivamente contactadas se sitúa en 12.281, lo que refleja una ratio de localización positiva que permite trabajar sobre una base de leads realmente activos.
• Contactos útiles: el 28,07% de los contactos han resultado útiles, es decir, conversaciones que generaron interés real en la oferta formativa o permitieron avanzar en el proceso de información o seguimiento.
• Porcentaje medio de entrevistas conseguidas: desde el inicio del servicio hasta el día de hoy, se ha conseguido una media del 10,7% de entrevistas concertadas respecto al total de personas contactadas, un indicador que evidencia la efectividad del canal telefónico como herramienta de conversión directa.
Un equipo humano con enfoque relacional
En un servicio de estas características, el éxito depende en gran parte de la calidad del equipo humano. Los agentes que gestionan las llamadas no solo dominan técnicas de comunicación telefónica, sino que también comprenden el valor de la escucha activa, la empatía y la personalización del mensaje.
Cada integrante del equipo pasa por un proceso de formación inicial específico sobre la institución educativa, su oferta académica y sus valores diferenciales. Esta preparación permite que el discurso telefónico sea coherente con la imagen y la propuesta de valor de la institución.
Además, las agentes son bilingües y están plenamente capacitadas para comunicarse en inglés, una habilidad clave teniendo en cuenta que no solo gestionamos leads de España, sino también de Europa, América, África, Asia y Oceanía. Esta competencia lingüística permite ofrecer un servicio verdaderamente internacional, asegurando una atención eficaz, cercana y personalizada, sin barreras idiomáticas.
Los agentes cuentan con guiones dinámicos, adaptados según el perfil del lead, y herramientas de gestión que facilitan el seguimiento de cada contacto, la toma de notas relevantes y la trazabilidad de la conversación.
Flexibilidad operativa y capacidad de adaptación
Uno de los aspectos más valorados de este servicio es su capacidad de adaptación a los ritmos y prioridades de la institución. La operación puede escalarse en función del calendario académico, del lanzamiento de nuevos programas o de campañas dirigidas a regiones geográficas concretas.
La planificación de llamadas se ajusta a las franjas horarias óptimas, con base en los datos históricos y el análisis de disponibilidad de los leads. Esta segmentación inteligente permite mejorar el índice de contacto y maximizar el aprovechamiento de cada jornada de trabajo.
Asimismo, el modelo operativo de MST Holding permite incorporar cambios en tiempo real: ya sea en el guion, en el enfoque comercial o en los argumentos clave, garantizando así que el mensaje se mantenga siempre alineado con la estrategia institucional.
Coordinación estrecha y visión a largo plazo
El éxito del servicio también se sustenta en la relación de confianza establecida entre la institución educativa y MST Holding. Desde el inicio del proyecto, ambos equipos han trabajado en coordinación, compartiendo datos, ajustando la estrategia y evaluando resultados de forma continua.
Esta colaboración ha favorecido la implementación de mejoras progresivas, la identificación de buenas prácticas y la consolidación de un modelo que no solo se limita a ejecutar llamadas, sino que actúa como un auténtico motor de generación de negocio.
La experiencia demuestra que externalizar este tipo de servicio, cuando se hace con un partner de confianza y con visión estratégica, permite a las instituciones centrarse en sus funciones académicas principales sin perder eficacia en la captación.
La apuesta por la generación de valor
En MST Holding creemos que la generación de negocio no consiste simplemente en alcanzar un volumen determinado de llamadas. Consiste en establecer conexiones de calidad, aportar valor a cada contacto y generar oportunidades reales de crecimiento para nuestros clientes.
El servicio desarrollado para esta institución educativa de referencia es un claro ejemplo de cómo el canal telefónico, gestionado con profesionalidad y orientado a resultados, sigue siendo una herramienta poderosa para atraer talento, dinamizar procesos de admisión y consolidar la reputación institucional.
Tras más de dos años de funcionamiento, los datos hablan por sí solos. Y lo más importante: el modelo es escalable, flexible y diseñado para evolucionar. Porque cada llamada cuenta. Y en MST Holding, sabemos cómo hacer que cada una marque la diferencia.